iFLAG – Algemene Voorwaarden

Art. 1. Toepasselijkheid algemene voorwaarden en totstandkoming overeenkomst

1.1Uitsluitend deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle voorstellen van Nebulae GCV, handelend onder de naam iFLAG, hierna genoemd iFLAG en op alle rechtsverhoudingen tussen iFLAG en de opdrachtgever, behoudens wijzigingen in deze voorwaarden welke door beide partijen uitdrukkelijk en schriftelijk dienen te zijn bevestigd.

De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de opdrachtgever wordt uitdrukkelijk uitgesloten.

1.2De verbintenis is gesloten wanneer het voorstel door de opdrachtgever ondertekend en terugbezorgd wordt aan iFLAG en wanneer iFLAG op zijn beurt de verbintenis schriftelijk bevestigt.

1.3Mondelinge toezeggingen binden iFLAG slechts nadat en voor zover deze door iFLAG schriftelijk zijn bevestigd.

Art. 2. Duur en opzegging van de overeenkomst

2.1De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

2.2Opzegging van de overeenkomst is op elk moment mogelijk, zowel door iFLAG als door de opdrachtgever.

Opzegging van de overeenkomst kan middels een schriftelijke bevestiging en mits het respecteren van een opzeggingstermijn van 3 maanden.

Art. 3. Betaling

3.1Betaling door de opdrachtgever dient, zonder aftrek, korting of compensatie, te geschieden binnen de overeengekomen termijnen zoals in het voorstel/de overeenkomst vermeld, doch in geen geval later dan 30 (dertig) dagen na factuurdatum. Betaling dient te geschieden middels overmaking op een door iFLAG aan te wijzen bankrekening.

3.2Indien de opdrachtgever niet binnen de onder 3.1 genoemde termijn heeft betaald, is iFLAG van rechtswege en zonder ingebrekestelling gerechtigd – onverminderd het recht van iFLAG op eventuele schadevergoeding – op een intrest van 12% per jaar vanaf de vervaldag tot op de datum van complete voldoening.

Alle in redelijkheid gemaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke (incasso) kosten, die iFLAG maakt als gevolg van de niet-nakoming door opdrachtgever van diens betalingsverplichtingen, komen ten laste van opdrachtgever.

De buitengerechtelijke kosten zijn vastgesteld op ten minste 12% van het te vorderen bedrag met een minimum van 50 euro.

3.3De betaling van de eventuele implementatiekost en van de licentiekost gebeurt volgens de bedragen en in de termijnen vermeld in het voorstel, telkens te betalen op de eerste dag van de eerste maand van de betrokken termijn. De eerste termijn zal ingaan na het openstellen van de applicatie voor het personeel van de opdrachtgever.

Art. 4. Aansprakelijkheid

4.1De totale aansprakelijkheid van iFLAG, uit welke hoofde ook, is beperkt tot de directe schade die voortvloeit uit het eigenlijke gebruik van de applicatie, met een maximum van 5.000 euro voor alle schadegevallen samen die zich in hetzelfde contractjaar voordoen. Indirecte schade is uitgesloten. Onder "eigenlijk gebruik" wordt verstaan: het gebruik van de applicatie door de opdrachtgever en haar gebruikers voor het ontvangen en behandelen van meldingen, conform de overeenkomst, deze algemene voorwaarden (met inbegrip van art. 6 inzake toegelaten gebruik) en de functionaliteiten omschreven in 4.2.

4.2Het eigenlijke gebruik van de applicatie omvat volgende bestanddelen:

4.3Op geen enkel moment kan iFLAG verantwoordelijk gesteld worden voor het oneigenlijk gebruik van de applicatie of de acties die erop volgen. Dit omvat (maar wordt hierna niet exhaustief opgesomd):

4.4De opdrachtgever meldt elk schadegeval schriftelijk aan iFLAG, met een omschrijving van de schade en alle relevante informatie, binnen dertig dagen nadat zij het schadegeval heeft ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken. De opdrachtgever neemt bovendien redelijke maatregelen om de schade te beperken en te voorkomen dat (andere of bijkomende) schade ontstaat. Indien de opdrachtgever hierin tekortschiet, is iFLAG niet gehouden tot vergoeding van het deel van de schade dat daardoor is ontstaan of vergroot, of dat daardoor niet meer kan worden vastgesteld.

4.5De beperkingen en uitsluitingen van dit artikel 4 gelden niet in geval van opzet of bedrog van iFLAG of van haar aangestelden, noch voor aansprakelijkheid die naar dwingend recht niet kan worden beperkt of uitgesloten.

• iFLAG is een "responsive web-applicatie" die zowel via een desktop browser als via een smartphone kan gebruikt worden.
• De opdrachtgever beschikt over een unieke link die de melder begeleidt naar de tool.
• De tool integreert het logo van de opdrachtgever.
• De melder heeft de mogelijkheid om geluidsbestanden, foto's, video's, en verschillende types documenten op te laden.
• Verschillende tussenschermen kunnen worden aangepast aan de noden van de organisatie.
• De melder kan, indien gewenst, een private sleutel genereren om in contact te kunnen blijven met de ontvanger.
• De back-end is voor de bevoegde persoon toegankelijk via een desktop browser.
• De back-end omvat een case management system van inkomende meldingen op basis van verschillende categorieën.
• Automatische reminders voor de opvolging van de meldingen zijn voorzien.
• De bevoegde persoon heeft de mogelijkheid om versleutelde berichten te kunnen sturen naar de anonieme melder.
• Dubbele encryptie van de tool: zowel de melder als de ontvanger beschikken over een unieke sleutel om berichten te kunnen versleutelen en decoderen.
• iFLAG heeft enkel toegang tot bepaalde metadata, nooit tot de inhoud van eventuele meldingen en antwoorden van de ontvanger.
• iFLAG kan zelf geen nieuwe sleutel genereren in het geval van verlies. Het is dus van het hoogste belang dat de opdrachtgever de sleutel steeds goed bijhoudt.
• iFLAG heeft enkel toegang tot de metadata van meldingen, niet tot de inhoud, bijlages van of antwoorden op meldingen.
• API server, database service, static file hosting.
• De acties die de ontvanger van de melding onderneemt, na het ontvangen van de klacht op de applicatie en die eventueel schade veroorzaken.
• De acties die de melder onderneemt na het indienen van de melding en die eventueel schade veroorzaken.

Art. 5. Intellectuele eigendomsrechten

5.1Op geen enkel moment draagt iFLAG het intellectuele eigendomsrecht van de applicatie over naar de opdrachtgever. Met deze verbintenis wordt enkel een gebruik van de applicatie door de opdrachtgever gegarandeerd.

5.2Alle (niet-limitatief) monsters, documentatie, gereedschappen, (computer)programma's, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, modelcontracten en alle andere elementen en gegevens blijven eigendom van iFLAG. Het is de opdrachtgever (en haar aangestelden of uitvoeringsagenten, waarvoor de opdrachtgever zich sterk maakt) uitdrukkelijk verboden deze (intellectuele eigendomsrechten) te vervreemden, te verhuren, af te staan, tot zekerheid te geven, over te dragen, al dan niet met inschakeling van derden te verveelvoudigen, te openbaren of te exploiteren op gelijk welke wijze zonder de voorafgaandelijke schriftelijke toelating van iFLAG.

Art. 6. Licencering en toegelaten gebruik

6.1De licencering wordt voor onbepaalde duur afgesloten, voor zover de voorwaarden zoals vermeld in art. 3 worden nagekomen door de opdrachtgever. De licencering kan eveneens een einde nemen, zoals vermeld in art. 2 en art. 6.6.

6.2De licencering verkregen door de opdrachtgever laat de opdrachtgever toe om één profiel toegang te geven tot de back-end van de applicatie (zoals beschreven in 4.2) en laat hem toe om de "responsive web-applicatie" die zowel via een desktopbrowser als via een smartphone toegankelijk is open te stellen voor de categorieën van klokkenluiders (werknemers, onderaannemers, aandeelhouders, sollicitanten, …) zoals beschreven in artikel 4 van de Europese Richtlijn 2019/1937. Het laat de opdrachtgever niet toe om deze applicatie open te stellen aan andere organisaties die buiten deze overeenkomst vallen.

6.3Toegelaten gebruik. De applicatie is bestemd voor het intern ontvangen, behandelen en opvolgen van meldingen van vermoedelijke inbreuken en misstanden binnen of in verband met de organisatie van de opdrachtgever, en voor de daarmee verband houdende communicatie tussen melder en behandelaar. Het indienen van een melding in goede trouw over vermoedelijke of vastgestelde onwettige handelingen, ongeacht de aard of ernst van die handelingen, en het toevoegen van documenten, beelden, geluidsopnames of andere stukken die de melding staven, vormt steeds toegelaten gebruik, ook indien de melding achteraf ongegrond blijkt. Het gebruik van de applicatie door een melder om een melding te doen of zich daarop te beroepen wordt nooit als misbruik beschouwd en kan niet leiden tot de gevolgen van art. 6.5 en 6.6.

6.4Niet-toegelaten gebruik (misbruik). Het is de opdrachtgever, haar gebruikers en alle personen voor wie de opdrachtgever instaat, verboden de applicatie te gebruiken:

Inhoud die een melder zonder medeweten of medewerking van de opdrachtgever in de applicatie plaatst, wordt de opdrachtgever niet als misbruik aangerekend, tenzij de opdrachtgever nalaat om binnen een redelijke termijn passende maatregelen te nemen nadat iFLAG haar daarvan schriftelijk in kennis heeft gesteld.

6.5Forfaitaire schadevergoeding. Bij misbruik in de zin van 6.4 is de opdrachtgever een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van € 10.000 per vastgesteld misbruik. Dit bedrag is een redelijke raming van de schade die iFLAG daardoor lijdt (onder meer onderzoeks-, beveiligings- en juridische kosten, tijdsbesteding, het risico en de schade voor de andere klanten en voor de reputatie van het platform). Dit forfait is onverminderd het recht van iFLAG om, ten bewijze van de reële schade, een hogere schadevergoeding te vorderen indien haar reële schade het forfait overschrijdt. Indien de opdrachtgever aantoont dat de schade van iFLAG kennelijk lager is dan het forfait, wordt de schadevergoeding beperkt tot de bewezen schade. Het forfait is niet verschuldigd voor een late betaling of voor een gewone niet-nakoming van de overeenkomst; hiervoor gelden uitsluitend art. 3 en de gemeenrechtelijke regels.

6.6Schorsing en beëindiging. Bij ernstige aanwijzingen van misbruik in de zin van 6.4 mag iFLAG de toegang tot (het betrokken deel van) de applicatie onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving schorsen of beperken, en de betrokken inhoud ontoegankelijk maken, voor zover dit nodig is om het misbruik te stoppen of om een wettelijke verplichting na te komen. iFLAG beperkt de maatregel tot wat redelijkerwijs noodzakelijk is, brengt de opdrachtgever zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte (tenzij een wettelijk verbod of een overheidsbevel dat in de weg staat) en geeft haar, waar mogelijk, de gelegenheid het misbruik te verhelpen. Indien het misbruik ernstig, herhaald of niet verholpen is, mag iFLAG de overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder opzeggingstermijn of vergoeding beëindigen, onverminderd haar recht op vergoeding van de reeds verschuldigde bedragen en op schadevergoeding conform 6.5. Tenzij dit wettelijk of door een overheid wordt verboden, krijgt de opdrachtgever na schorsing of beëindiging een redelijke termijn om haar eigen gegevens op te halen.

6.7Medewerking met overheden. Indien iFLAG daartoe wettelijk verplicht is of op bevel van een bevoegde overheid (zoals politie, gerecht of toezichthouder), kan iFLAG de gevraagde gegevens meedelen en meewerken aan het onderzoek, telkens beperkt tot wat wettelijk vereist is en met inachtneming van de wettelijke bescherming van de identiteit van melders en van de vertrouwelijkheid van meldingen. Voor zover wettelijk toegelaten, stelt iFLAG de opdrachtgever hiervan op voorhand in kennis. Gelet op 4.2 heeft iFLAG enkel toegang tot bepaalde metadata en niet tot de inhoud van meldingen.

• voor onwettige activiteiten, of voor het opslaan, doorgeven of verspreiden van onwettige inhoud buiten het kader van een melding zoals bedoeld in 6.3 (bijvoorbeeld kinderporno, malware, inbreuken op intellectuele eigendomsrechten, haatzaaiende of lasterlijke inhoud, of inhoud die gestolen werd om te verspreiden);
• voor doeleinden waarvoor de applicatie niet bestemd is, zoals anoniem bestandsdelen, gegevensopslag of back-up, anonieme of vertrouwelijke communicatie die geen verband houdt met een melding in de zin van 6.3, of het verspreiden van commerciële of ongewenste berichten;
• om de toegangscontroles, de beveiliging of de technische beperkingen van de applicatie te omzeilen, te verstoren of te testen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van iFLAG, of om ongeoorloofd toegang te krijgen tot gegevens van andere gebruikers of klanten;
• om de applicatie of de toegang ertoe te herverkopen, te verhuren, in onderlicentie te geven of op andere wijze ter beschikking te stellen van derden of van andere organisaties dan deze die onder de overeenkomst vallen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van iFLAG.

Art. 7. Vertrouwelijke informatie en logo opdrachtgever

7.1Beide partijen bevestigen hierbij alle informatie welke door de wederpartij als "vertrouwelijke informatie" wordt gewaarmerkt, niet openbaar te maken of te gebruiken voor een ander doel dan waarvoor de vertrouwelijke informatie is verkregen.

7.2Opdrachtgever maakt zich sterk dat haar aangestelden of uitvoeringsagenten waarop zij desgevallend een beroep doet zich tevens zullen houden aan de bepaling 7.1.

7.3iFLAG heeft het recht om de naam en het logo van de opdrachtgever te vermelden als referentie in het kader van iFLAG's commerciële activiteit. De opdrachtgever geeft hiertoe zijn uitdrukkelijke toestemming.

Art. 8. Overmacht

8.1Indien iFLAG zijn verplichtingen uit de overeenkomst niet, niet tijdig of niet behoorlijk kan nakomen ten gevolge van een hem niet toerekenbare oorzaak, waaronder begrepen, maar daartoe niet beperkt, stagnatie in de geregelde gang van zaken binnen zijn onderneming, worden die verplichtingen opgeschort tot het moment dat iFLAG alsnog in staat is deze op de overeengekomen wijze na te komen.

Art. 9. Toepasselijk recht en forumkeuze

9.1Op alle overeenkomsten tussen de opdrachtgever en iFLAG is het Belgische recht van toepassing.

9.2Alle geschillen die verband houden met overeenkomsten tussen de opdrachtgever en iFLAG vallen onder de uitsluitende bevoegdheid van de Ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Gent.